2022年1月より施行された改正電子帳簿保存法により、電子取引における電子データ保存が義務化されました。ただし、2023年12月まで猶予期間が設けられているまで、それまでの対応が必要です。
今回は、この改正電子帳簿保存法とは何か、電子データ保存の要件を説明し、電子帳簿保存法にどう備えればいいか解説します。
また、保存法についてのよくある誤解についても説明していきます。
目次
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは国税関係（法人税や所得税など）の帳簿や書類を電子データで保存することを認める法律です。
従来は国税関係の帳簿や書類は紙で保存するのが原則でしたが、紙保存はスペースの確保やコストが必要という問題があるため、電子帳簿保存法によって電子データでの保存も可能になりました。
しかし、2022年1月の改正電子帳簿保存法により、電子取引における電子データ保存が義務化されました。
よくある誤解なのですが、電子取引とはインターネット購入といった取引の方法の事ではなく、「取引情報」を電子データでやり取りすることです。取引情報とは見積書、注文書、請求書、領収書といったものです。こういったものを、紙の書類無しにPDF形式などにしてメールで送ったり、ホームページからダウンロードしたりするような場合が「電子取引」に該当します。
これまたよくある誤解なのですが、紙で請求書を送っていたのであれば電子取引にあたらないため、電子データで保存する必要はありません。今まで紙で送っていた請求書を電子データに変えなければいけないというわけではないので、ご注意ください。
なお、これを機に紙から電子データに自発的に変えるのはOKです。
電子帳簿保存の要件
電子帳簿の保存方法には2つの要件があります。これは不正や第3者の介入を防ぐためのものです。
・真実性の確保：改ざんされていないこと
・可視性の確保：誰でも視認、かつ確保できること
具体的には下記の要件を守ることが必要です。
| 電子帳簿保存法上の電子データの保存要件（概要） | 帳簿 | 書類 | |
| 真実性の確保 | 記録の訂正・削除などを行った場合の事実内容を確認できること | ◯ | - |
| 通常の業務処理期間を経過した後の入力履歴を確認できること | ◯ | - | |
| 電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項同士との間において、相互にその関連性を確認できること | ◯ | - | |
| システム関係書類（システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）を備え付けること | ◯ | ◯ | |
| 可視性の確保 | 保存場所に電子計算機・プログラム・ディスプレイ・プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、記録事項を画面・書面に整然とした形及び明瞭な状態で速やかに出力できること | ◯ | ◯ |
| 取引年月日・勘定科目・取引金額その他のその帳簿の種類に応じた主要な記録項目により検索できること | ◯ | ◯* | |
| 日付又は金額の範囲指定により検索できること | ◯ | ◯* | |
| 二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること | ◯ | - |
図の内容を整理すると、大きく４つに分類されます。
「1.システム概要に関する書類（データ作成ソフトのマニュアル等）の備え付け」
「2.見読可能装置（データが確認できるディスプレイ・アプリ等）の備え付け」
「3.検索機能の確保」
「4.データの真実性を担保する措置」
このうち1.と2.に関しては、日ごろから会社の経理等でデータの確認をする必要がありますから、当然のことです。
「3.検索機能の確保」に関しては、「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できる状態にしておく必要があります。
会計ソフトであればこの要件は満たされますし、そうでなおデータに関しても、専用ソフトで機能を備えることができます。他の方法としては、保存するファイル名を「2023080_(株)国税商事_10000」のようにしておくことで、フォルダの検索機能で探せるようにしておく方法や、Excel等で索引簿を作成しファイルと関係づけて検索できるようにしておく方法も認められます。
「4.データの真実性を担保する措置」については、
A）タイムスタンプが付されたデータを受け取る、
B）データに速やかにタイムスタンプを押す、
C）データの訂正・削除が記録される又は禁止されたシステムでデータを受け取って保存する、
D）不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を整備・運用する、
というA～Dのいずれかを行うことが求められます。
このうちA～Cはシステムの導入が必要であることから、真実性の担保はDの事務処理規程を整備することで図っているケースが多いようです。これは、国税庁が規程についてサンプルを公表していますので、それを活用して、自社で電子データの取り扱いについて規程を定めておく方法です。
電子帳簿保存法の３つの区分
電子帳簿保存の要件をおさえたところで、具体的な保存方法の説明をいたします。
電子帳簿保存法には３つの保存区分があり、電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引データ保存に分けられます。
それぞれの区分についてご説明します。
電子帳簿等保存
電子帳簿等保存とは、電子的に作成した帳簿や書類を電子データのまま保存することです。例えば、会計システムで作成した仕訳帳や総勘定元帳、貸借対照表や損益計算書が該当します。自社が作成した請求書等の控え（取引先とやり取りしていないもの）も該当します。ハードディスクやDVD、クラウドサービスなどにデータを保存します。
優良帳簿（申告漏れに課される過少申告加算税が５％軽減される特典あり）で保存したい場合には、検索要件を満たした会計ソフトやクラウドサービスを使う必要があります。
スキャナ保存
スキャナ保存とは、紙の書類をスキャナなどで読み取ってPDFデータなどで保存することです。取引先から受け取った請求書や領収書のほか、自社が紙で作成した取引関係書類の控えもこれに該当します。
スキャナ保存では解像度（200dpi以上）や色の諧調（原則としてフルカラー）などの要件が定められていますので、注意してください。要件を満たしていれば、スマホでの保存も可能です。
また、契約書、領収書、送り状、納品書などのように資金やモノの流れに直結・連動する書類を「重要書類」と位置づけ、帳簿との相互関連性が必要になります。なお、重要書類に当たらないものは白黒での保存も可能です。
スキャナ保存では検索機能の確保など、ほかの電子保存と比べて満たさなければならない要件が多いため、注意が必要です。
電子取引データ
電子取引データとは、電子データで取引先と交わした取引書類が該当します。電子データで受け取った請求書や領収書、注文書や契約書などのほか、送り状も含まれます。
なお、これには改ざん防止措置を施す必要があります。改ざん防止措置として、タイムスタンプの付与やタイムスタンプが付与されたデータの受け取り、訂正削除の記録が残る、訂正削除ができないシステムを使う、訂正削除防止のための事務処理規定の備え付け、原則としてこれらのいずれかを実施する必要があります。
今までは電子データを出力したものを紙で保存すればよかったのですが、今後は電子データで受け取った場合にそのオリジナルデータの状態で保存しておく必要があります。
電子帳簿保存法はいつまでに対応が必要か＿検索機能不要となる対象者も解説
電子取引に関するデータの電子保存は2024年1月以降必須となります。対応は遅くとも2023年内には済ませておきましょう。
以下の基準を満たしている者については、税務調査の際に調査担当者からのダウンロード要請に応えることができれば、全ての検索要件が不要になります。
1.基準期間（法人では2事業年度前、個人では前々年）の売上が5,000万円以下の場合は検索要件が不要
2.電子保存データを書面出力し、取引年月日、取引先などを整理された状態で提示することができれば検索要件が不要
電子帳簿保存法の注意点
電子帳簿保存法について、特に注意した方がいい点についてまとめました。
制度対応する前に、まずチェックをしてください。
スキャナ保存法について
スキャナ保存は要件が多いので注意が必要です。特に、以下3つに気を付けてください。
1.白黒スキャンが認められるのは重要書類以外の一般書類のみ
2.書類が大きく、一度にスキャンできない時は複数回のスキャンが可能
3.スキャンした書類は、不備があった場合に備えて一定期間保持しておいた方がよい
会計ソフトやクラウドサービスへの対応について
市販の会計ソフトやクラウドサービスを使用し、優良帳簿に対応したい場合は、会計ソフトやクラウドサービスが公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）による認証を受けたものであるか確認しましょう。
経理規定の対応について
電子帳簿保存法では不正リスクに対応するため、スキャナ保存で不正があった時や、電子取引情報の仮想隠ぺいがあった時の重加算税の過重措置が設けられました。
こうした過重措置の対象にならないためには、要件にはないものの、一定の社内規程を設ける必要があるでしょう。
例えば、電子帳簿保存法を適切に行うための社内経理規程や、スキャナ保存を適切に行うための電子保存規程、電子取引データの改ざんを防止するための事務処理規程といったものです。社内規程を設けることで、電子保存のあり方や、適切な保存のための社内ルールを示すことができます。
紙書類での保存を続けていいもの
今回ご紹介した電子データでの保存について、義務化されたものは、あくまで紙の書類無しに電子データで取引先とやり取りしているもののみです。
従って、今まで紙の請求書や契約書でやり取りしていたものを、電子データに変えなければならないという制度ではありません。
紙の書類のスキャナ保存などの要件についても解説してきましたが、これはあくまで「電子データで保存することに決めた場合」の要件であって、全ての紙書類を絶対に電子データで保存しなければならない、といった制度ではありませんので、ご注意ください。
（まとめ）
電子帳簿保存法について、保存要件や保存法の種類、電子帳簿保存法の注意点について述べてきました。制度の猶予期間が終わるのが2023年12月31日までのため、電子データでやりとりしているものがある場合は、遅くとも2023年度中にご対応ください。
会計ソフトやクラウドサービスは、電子帳簿保存法に機能を対応させたものが数多く出ているため、そちらを活用するのも手です。
また、社内規程を十分に整備して、電子帳簿保存法の保存要件への対応や、不正防止に備えることも大切です。
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