突然ですが、確定申告は面倒で頭が痛くなりますね。
特に面倒なことの１つに領収書やレシートの保管・整理があると思います。
今回はこの領収書やレシートの保存方法について解説していきます。
目次
確定申告で保存するものについて
確定申告で費用を計上する場合、レシートや領収書を7年間保管することが義務づけられています。
あくまで保存なので、提出する必要は無いのですが、もし税務調査が入ったら、調査官に見せて、どういった支出か説明しないといけません。
この領収書やレシートの保存ですが、紙か電子データかで、保存の仕方が違うということはご存じでしょうか。
紙で入手したもの
お店で買い物をして、紙でもらった領収書やレシートは、そのまま保管しておいて大丈夫です。
紙で不都合なのが、どこにいったかわからなくなりやすいことと、再発行が難しいところです。
領収書や通帳に基づいて記帳をしておくことになりますが、どの記帳が何の領収書に基づいて行われているのかわかるように、
紙で保存する時は注意しないといけません。
電子データで入手したもの
例えばネット通販で買った物は、電子データで領収書を入手することがありますね。
電子データでもらったものは、原則電子データのまま保存する必要があります。
この場合、サイトから領収書のデータをPDFといった形でPCに落としてデータ保存する必要があります。
仮にデータを消してしまっても、通販サイトに行けば電子データを再入手できるため、無くす心配は低いですね。
おススメの保存法
紙と電子データで、おすすめの保存方法を説明します。
紙での保存
この場合、まずドキュメントファイルを買いましょう
↓ファイルに紙を入れるポケットがついているやつです
ファイルの背表紙に、年月日を書いておいて、いつの資料が入っているのか、一目でわかるようにします。
そして、ファイルポケットに、1月分の領収書やレシートを入れましょう。（例えば4月分、5月分といったように）
これを毎月必ず行ってください。
1年分を１つにまとめてしまうと、探すのが非常に大変になり、確定申告の時泣きをみます。
一方で、1月ごとに分ければ管理がかなり楽になります。
例えば今が4月なら、4月中にでてきた領収書等をポイポイとまめに入れていけばいいだけなので、何も考えなくてすみます。
これをするだけで、後で整理する必要が無くなるので格段に楽になります。
電子データでの保存
電子データでは、まずPCやハードディスクに保管用のフォルダを作っておきましょう。
2023年→4月→保存といったように、年月日で段々とフォルダを作っていくと整理しやすいです。
紙での領収書等と同様に、毎月買い物をするたびに、フォルダに電子データを入れていってください。
年末調整タイミングで一気に通販サイトからダウンロードしようとすると、年月日を指定したりかなり面倒です。
毎月やることで、作業が小分けになり、負担が大分減ります。
毎月小分けにする理由
先に説明しましたが、領収書やレシートは、税務調査が入った時にすぐに調査官に見せられるように保存する必要があります。
「この帳簿のこの費用について、資料を見せてください」
と言われたりします。
帳簿には年月日を必ず記入することになっているので、帳簿に書かれている年月日をもとに探すことになります。
そのため、資料を毎月小分けにすることで、探すのが格段に楽になるのです。
まとめ
以上が、領収書やレシートの保管・整理法になります。
繰り返しますが、確定申告時期に一気にやろうとすると地獄です。
ただでさえ、確定申告時期はやることが多く忙しいはず。
”先にできる整理は前もってやっておいて、できるだけ確定申告時期の負担を減らす。”
これがとても大事な考えです。
会計事務所や税理士事務所の人達は、必ずやっています。
ぜひ今月から、取り入れてみてください。