皆様は何かを始めるにあたり、事前にスケジュールを組み立てますでしょうか。
朝1日のスケジュールを組み立てることは、その日の作業効率に大きく影響を与えます。
ここでは、スケジュールの組み立て方とそのメリットについて解説していきます。
目次
1日のスケジュールの組み立て方
まず朝起きて目を覚ましたら、ざっくりで良いので、きょう1日の仕事のスケジュールを組み立てます。
午前中、企画や進行計画など、創造性を必要とする作業にとりかかる。本日必要な作業の洗い出しもこのタイミングで行う。昼、メールチェック、洗い出した業務に着手。午後、引き続き業務着手、雑事を片付ける。
最初はこれくらいざっくりしたスケジュールでも構いません。これを朝起きたら仕事前に実施するようにしましょう。
スケジュールを組み立てるメリット
こうしたスケジュールの作成をすることで、何をしなければいけないのかが整理され、どの作業にどれだけの時間を要するのか、いつまでに何が終わっていればよいのかを理解することができます。
今の作業が時間通りに進んでいるのか、それとも遅れているかがオンタイムで確認できるため、作業ペースの配分調整が楽になります。
また、特に業務が立て込んでいると精神的にうんざりすることも多いでしょう。
1日のやることをまとめて視覚化することで、今日やらなければならない作業がどこからどこまでか具体的にわかるため、業務に追い回され無駄なプレッシャーを感じることが無くなります。余計なプレッシャーが無い分、業務に集中することができるようになります。
まとめ
先日、家の大掃除をしました。今年の年末は業務が立て込んでおり、大掃除をするタイミングが掴めなかったのですが、急にスケジュールが空くタイミングができたため、実施することにしました。
その時にも事前に大掃除のスケジューリングを行いました。
窓ふき、棚ふき、電子レンジ掃除、ガスコンロ掃除etc.。
この時、作業が忙しくなりすぎないように、作業範囲を絞って、あまり色々な作業に手を広げ過ぎないことを意識してスケジュールを組みました。
また、これとこの作業をやったら一旦休憩を入れて、次にこの作業をする、というように、作業順番と休憩時間も取り決めました。
スケジュールをたてる際、ある程度作業時間にバッファを設け、スケジュールがタイトになり過ぎないように調整もしています。
結果、バッファ時間をしっかりとっていたこともあり、大掃除はつつがなく終わり、何なら計画の時間より早く掃除を終了することができました。休みを計画的に取っていたため、思っていたよりも疲労感が少なく作業することも可能でした。
この例はビジネスとは直接関係ありませんが、私が普段行っているスケジュールの組み立て方を使用したものです。
業務を効率的に、かつストレス少なく行うために、事前のスケジュール作成はとても大事な要素であるということの一端をお伝えできていたら幸いです。
それでは、また。